Comment bien se préparer avant de partir en voyage d’affaires

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Voyages d’affaires : astuces de voyage et applications mobiles pour bien s’orienter dans une ville étrangère

Les voyages d’affaires peuvent vous entraîner à un endroit précis dans votre propre ville ou occasionner des déplacements partout à travers le monde. Même si vous avez un grand nombre de milles aériens derrière la cravate, vous retrouver dans une ville inconnue peut s’avérer intimidant. En effet, les voyageurs d’affaires se posent souvent une multitude de questions à propos de leur destination : comment se rendre à l’hôtel? De quel côté de la route les automobilistes conduisent-ils? Qu’en est-il des pourboires, est-ce différent? Est-il sécuritaire de boire l’eau du robinet? La liste peut être très longue.

Faire une petite recherche sur votre destination d’affaires peut se révéler très utile pour que votre séjour dans une ville étrangère se passe sans tracas et soit donc une réussite. Dans cet article, nous abordons une série de facteurs qui faciliteront votre recherche et votre préparation, comme des conseils utiles et des applications mobiles axées sur les voyages d’affaires.

Les éléments essentiels

Voici les éléments essentiels à connaître, et ce, peu importe si vous vous déplacez près de chez vous ou aux quatre coins de la planète.

REPOSEZ-VOUS 

Reposez-vous bien la veille de votre départ. Si vous êtes frais et dispos, vous serez plus alerte et plus en forme pour participer aux réunions d’affaires et aux présentations.

BUVEZ BEAUCOUP D’EAU 

Hydratez-vous bien. Commencez quelques jours avant votre départ. N’attendez pas la journée de votre départ pour augmenter votre consommation de liquides. Commencez à boire beaucoup d’eau plusieurs jours avant votre départ afin que votre organisme soit bien hydraté.

  • Équilibre l’humeur →bonnes relations avec les clients
  • Améliore la clarté d’esprit →bonne compréhension des transactions commerciales
  • Prévient la bouche sèche →meilleures conditions pour vos présentations d’affaires
  • Améliore les capacités de mémorisation → permet debien se rappeler des chiffres d’affaires
  • Aide à combattre la fatigue →permet d’être attentif pendant les réunions d’affaires qui se poursuivent toute la journée

Connaître les « vraies affaires »

Si vous devez voyager à l’étranger, il existe plusieurs trucs qui vous permettront certainement de rendre votre voyage d’affaires plus agréable et plus efficace.

Le passeport

En tout temps, assurez-vous que votre passeport soit à jour. N’attendez pas à la dernière minute pour le renouveler, car un traitement accéléré de votre demande de renouvellement peut entraîner des frais additionnels.

Les barrières linguistiques

Voyager dans une ville étrangère peut être intimidant si vous ne parlez pas la langue de l’endroit. Bien que le français et l’anglais soient des langues parlées dans plusieurs pays, nombreux sont ceux où ces deux langues ne sont pas communes.

Lorsque vous faites votre recherche préparatoire avant votre voyage d’affaires, tentez d’apprendre quelques phrases-clés dans la langue locale et inscrivez-les sur une petite carte. Conservez votre carte à portée de main, car vous pourriez en avoir besoin à un moment où vous ne vous y attendez pas. Vous pouvez également vous procurer un traducteur de poche facile à trimballer. Voici quelques phrases et mots-clés utiles à connaître dans la langue locale :

Parlez-vous français?

Mon nom est _________.

Comment puis-je me prendre un autobus/taxi/train ou me rendre à l’aéroport?

Acceptez-vous les paiements par carte de crédit?

Où se trouvent les toilettes les plus proches?

Pouvez-vous me le montrer sur une carte?

J’ai besoin d’aide.

 Je suis perdu.

Merci.

S’il vous plaît.

Il existe également des applications mobiles qui vous aideront avec vos traductions en voyage d’affaires. Une application populaire est Google Translate. Elle fonctionne sur les appareils Apple et Android. L’application utilise votre caméra pour saisir et traduire des phrases dans la langue que vous souhaitez. Cet outil peut vous aider à démystifier les menus, les panneaux de signalisation, etc. C’est une application simple et utile à télécharger sur votre téléphone intelligent.

Les déplacements

Voyager dans un pays étranger peut être difficile, surtout si plusieurs correspondances sont prévues à votre itinéraire. Voici quelques conseils qui peuvent faciliter votre séjour.

Au moment de réserver votre vol, demandez à votre entreprise de gestion de voyages de vous aider à organiser également la portion terrestre de votre voyage.

Vous serez ainsi assuré de vous trouver au bon endroit et pourrez retourner à l’aéroport à temps pour prendre votre prochain vol. Vous serez certain d’avoir effectué vos réservations auprès d’un fournisseur digne de confiance, tout en profitant des meilleurs tarifs offerts.

Si vous louez votre propre véhicule, étudiez une carte de la ville d’avance afin de connaître le nom des routes et de vous familiariser avec les environs. Installez une application de carte interactive comme Google Maps sur votre téléphone intelligent. Vous pourrez entrer le nom de votre destination afin d’obtenir un itinéraire visuel et audible à partir de l’endroit où vous vous trouvez.

Travelmath est une autre application très utile en voyage d’affaires. Cet outil peut calculer la distance entre deux villes, calculer la distance à partir et en direction de l’aéroport, trouver l’aéroport le plus près, etc. Il peut également vous aider à garder le fil en matière de changement d’heures. Il s’agit d’un outil très polyvalent qui offre une grande variété d’options.

Les pourboires et coutumes

Avant de partir, renseignez-vous sur les pourboires et les autres coutumes du pays que vous vous apprêtez à visiter. Plus vous en savez, mieux ce sera; vous ne voudriez pas vous retrouver dans une situation gênante ou risquer de froisser un de vos hôtes. Dans certains pays, comme le Japon, les pourboires ne sont pas chose commune. En fait, les pourboires peuvent même être refusés.

Global Tipping Guide est un outil astucieux à télécharger sur votre téléphone. Vous n’avez qu’à entrer le nom du pays visité pour que l’application affiche un écran sur lequel des renseignements sur le pays apparaissent. Vous pourrez alors lire un ou deux paragraphes sur les coutumes en matière de pourboires dans ce pays en particulier. Cet outil vous aidera même à calculer vos pourboires, tout en faisant une sauvegarde pour votre compte de frais.

Vous pouvez apprendre un tas de choses à propos d’une culture spécifique en très peu de temps. Ces renseignements peuvent vous être très utiles dans un contexte de voyage d’affaires. Par exemple, savez-vous qu’il est inacceptable de tapoter le dos de quelqu’un en Belgique? International Business Etiquette est une application très pratique en voyage d’affaires puisqu’elle vous donne des détails essentiels sur la langue, la culture ainsi que l’étiquette en contexte social et en contexte d’affaires.

Rappelez-vous que votre conseiller en gestion de voyages peut également vous donner de bons conseils.

Le climat et les saisons

Nous savons tous que les différentes saisons de l’année varient en fonction de la situation géographique. Par exemple, lorsque c’est l’été au Canada, c’est l’hiver au même moment en Australie. Ce type d’information est essentiel lorsque vous voyagez pour affaires. Vous devez savoir si vous devez apporter un manteau plus chaud, un costume léger, un parapluie, un écran solaire, etc.

World Weather Widget est une application intéressante qui vous donne accès à des cartes radar du monde, des prévisions météo de 3 heures, une horloge mondiale et une alarme. Weather Underground est une autre application du même genre.

En résumé

Les voyages d’affaires peuvent être exigeants, surtout si vous devez être souvent sur la route. Ces astuces pour bien vous préparer à vos voyages d’affaires vous aideront à vous sentir plus productif tout en ayant l’esprit tranquille.

Pour toutes questions ou préoccupations à propos de vos voyages, n’hésitez pas à communiquer avec votre entreprise de gestion de voyages. Celle-ci est une excellente ressource. Téléphonez ses représentants dès maintenant pour planifier votre prochain voyage d’affaires.

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