Malgré les avancées en matière de technologies de communications, les déplacements professionnels font toujours partie de la réalité des acteurs du monde des affaires d’aujourd’hui, qui voyagent pour participer à réunions, assister à des présentations de groupe ou encore procéder à des inspections sur place. Les organisations investissent beaucoup de temps et d’argent pour s’assurer que leurs acheteurs et leurs dirigeants sont là où ils doivent être pour accomplir leur travail. Malgré tout, certains problèmes, petits et grands, guettent les voyageurs et peuvent faire dérailler les plus expérimentés d’entre eux.
Emplacement peu pratique.
« L’emplacement de l’hôtel fait partie des principales préoccupations des voyageurs d’affaires lorsqu’il est question d’hébergement, explique Nancy Tudorache, directrice des opérations de la Global Business Travel Association au Canada. Il est évident qu’être près de l’endroit où l’on doit aller pour le travail minimise les déplacements entre l’hôtel et la destination d’affaires. » Cette proximité réduit également le stress, car plus une personne est près du lieu où elle doit se rendre, moins les risques de retards liés aux transports sont importants.
Sûreté et sécurité défaillantes.
Les considérations pratiques mises à part, les questions de sûreté et de sécurité sont au sommet des préoccupations des employés selon Brian Robertson, président de l’entreprise de gestion de voyages Vision Voyages. « Les voyageurs, en particulier les femmes, sont à la recherche de sécurité en voyage », dit-il. Cela peut se traduire de différentes façons : avoir minimalement deux membres du personnel en fonction dans le hall en tout temps, limiter l’accès des cartes-clés à l’étage des chambres auxquelles elles sont liées dans l’ascenseur, offrir la possibilité de demander une chambre près d’un ascenseur, etc.
La sûreté et la sécurité peuvent aussi comprendre des éléments qui ne sont pas évidents aux yeux des employés, mais qui sont importants pour leur employeur, puisque ce dernier a l’obligation légale de garantir leur sécurité lorsqu’ils voyagent pour l’entreprise. L’employeur peut vérifier les mesures d’urgence d’un hôtel et s’assurer qu’il a en place des procédures actuelles à suivre en cas d’incendie et un plan de secours après sinistre.
Difficultés à travailler avec aisance.
Les chargés de voyages d’affaires questionnés par BTN Group en 2017 ont classé le Wi-Fi haute-vitesse gratuit en tête du palmarès des priorités des voyageurs d’affaires. L’accès au Wi-Fi détrône même les considérations de sûreté et de sécurité.
« De nos jours, la technologie fait partie des attentes, dit Nancy Tudorache. Peu importe où ils vont, autant dans les hôtels que dans les tours de bureaux ou les halls des bâtiments, les voyageurs d’affaires s’attendent à avoir accès à la connexion Wi-Fi partout où ils doivent se rendre. » Auparavant, les utilisateurs étaient ouverts à l’idée de payer pour le Wi-Fi. Au cours des deux à cinq dernières années, ils en sont cependant venus à anticiper sa gratuité, ajoute-t-elle.
La technologie n’est toutefois pas la seule chose dont les employés ont besoin pour réaliser leur travail en voyage. En effet, leur environnement doit aussi être propice à l’accomplissement de leurs tâches. « Les voyageurs d’affaires veulent un environnement qui leur permette de travailler à distance, explique Brian Robertson. Ils souhaitent plus spécifiquement que la chambre d’hôtel comporte une sorte d’espace de bureau. » Pour être productifs, ils doivent aussi avoir accès à un centre d’affaires, à une imprimante, à des salles de réunion sur place ainsi qu’à du café et des aliments nutritifs. Toutes ces commodités se sont hissées parmi les dix premières préoccupations des voyageurs au palmarès établi par le sondage de BTN Group.
Absence d’un programme de fidélisation ou rigidité du programme en place.
« Permettre aux employés de cumuler des points de fidélité fait partie de ces choses qui augmentent réellement leur satisfaction personnelle, dit Nancy Tudorache. Lorsqu’ils ont l’impression de devoir mettre de côté leur vie de famille et leur vie privée pour être sur la route pour leur entreprise, cumuler quelque chose qui leur profite directement leur procure énormément de contentement. »
Absence de confort matériel.
Bien que les voyageurs d’affaires n’aient pas absolument besoin d’un hôtel disposant d’une salle de sport, d’un restaurant ou d’un service de nettoyage à sec pour demeurer productifs, ces commodités peuvent aider à les rendre heureux et réduire ce que Nancy Tudorache appelle le « désagrément du voyageur ». Elle conseille aux organisations d’essayer d’intégrer, autant que possible, leur culture d’entreprise aux voyages de leurs employés. « Si une entreprise a une culture qui insiste sur la santé et le bien-être, elle voudra s’assurer que ses voyageurs séjournent à des hôtels qui offrent des options en la matière, comme des salles de conditionnement physique et des repas santé. »
Créer des partenariats d’affaires avec des chaînes hôtelières peut permettre d’éviter des problèmes de toutes sortes. L’entreprise saura que ses employés seront bien traités lorsqu’ils demeurent dans les propriétés approuvées. De leur côté, les employés pourront réserver leur voyage en ayant la certitude qu’ils pourront travailler en tout confort.
« Lorsqu’une entreprise a mis en place un programme d’hôtels privilégiés pour ses voyageurs d’affaires, cela veut dire qu’elle a déjà mené ses recherches sur les propriétés précises de destinations particulière. Cela signifie donc qu’elle s’est assurée que ces dernières répondent à ses attentes en matière de sûreté et de sécurité et qu’elles offrent les commodités importantes à ses yeux, ajoute Nancy Tudorache. Cela permet de réduire l’anxiété et les désagréments de voyage pour tous. »
Cet article est une traduction de l’anglais d’un texte paru sur le site du Globe and Mail le 28 septembre 2017. Cliquez ici pour afficher la publication originale.